業務プロセス改善３：画面シェアなどにより、期待値が理解されるまで話そう

この前の日記で、リーダーは単なる結果を待つのではなく、メンバーに期待値をはっきり示すようにと書きました。

業務プロセス改善２：最後の結果だけを待つより、期待値をはっきり伝えよう

チームリーダが最後の結果だけを待つのはだめ、作業依頼と同時に、その期待値もはっきり伝えよう

前回の機能開発はすごく成功で、顧客指摘件数や不具合件数など全ての指標値が他の人の今までのより、ベストな結果を出しました。

そして前日にインドの会議で表彰されました。

それでこれからの新人（転職者）教育担当として任される予定で、自分のノウハウを教えることも期待されます。

さらに新しい機能開発も３つ同時に担当になりました。

僕自身は開発メンバーさえコントロールできれば、担当機能の大小に関わらず３つでも多くても特に問題ありません。

ただし、オフショアメンバーは最初のメンバーではなく、それぞれ新しい人がアサインしてくれました。

ここで問題が発生しました。

そして、今日から、前回の改善点よりも更に踏み込んだ対策を取るようにしました。

僕が３０分内に終われるタスクをインドのオフショアメンバーが一日をかかって、しかも想定の結果になっていませんでした。

日本側のオフショアリーダーに伝えたはずなのに、そのリーダーがオフショアにきちんと伝えられていなかったのでしょうか。

要求したタスク結果のイメージを僕から処理の流れからちゃんと説明したなのに。

送ってきた成果物は僕の想定と違って、日本側のオフショアリーダーもオフショアメンバーの成果物をきちんと確認してなく、僕の質問に答えられませんでした。

すぐに５分後に会議を設定しました。話を聞きたいからです。

そして会議中の確認で、なぜそのような結果になったのかをオフショアの説明で理解しました。

しかし僕の期待値ではありませんので、作り直すように再度依頼しました。

今度は、会議の場で、細かく手順を説明して、なぜそのようにしたのかを説明しました。

特に注意していただきたいのは、成果物を顧客目線で作成すること。

なるべく顧客資料などをベースに、顧客が確認しやすいようにドキュメントを作ることです。

自分達が理解できても、顧客にいっぱい追加の説明が必要とする書類は完成度が低いと思います。

ここで少し口喧嘩となったエピソードが発生しました。

僕の不安で、オフショアメンバーに依頼したと同時に、僕自身も同じドキュメントを作成することを伝えました。

両方の結果を見比べたいからです。

実際口に出すのは宜しくないと思われる方も多いでしょうが、僕は敢えて刺激して言いました。

そして同じ会議に参加していた隣のインドのオフショアメンバーのマネージャーが、二人で同じ作業をする必要がなく、僕がやるならオフショアメンバーがやらなくていいと言いました。

そこで僕は怒りました。

なら僕はやりません。同時にファイルを閉じました。

そして今まで説明したものをあなたがきちんと向こうに伝えるようにしっかりサポートしてください。

今まで向こうの出来が悪く、効率悪いのはご存知でしょうと言いました。

会議の音声をミュートして、中断し、オフショアのマネージャーと真剣にこの１０日間の経過を再認識してもらって、どう改善すべきかを議論しました。

オフショアマネージャーはDailyのミーティングを設定して欲しいと言いました。

僕はそうではなく、そもそも僕の予定ではこのタスクが３０分以内に終われるから、Dailyのミーティングなら、次の確認でもう１日経過するから、よくないと言いました。

基本的に僕はDailyのミーティングは必要としない考えです。

状況確認だけなら、自分が確認したいものをチャットグループで常に把握しているので、特に問題ありません。

最終的に、これからの作業依頼をテキストのメッセージだけではなく、その場か直近でミーティングを設定して、できるだけ期待値を最初から細かく説明することにしました。

僕のほかに、オフショアマネージャー、オフショアリーダー、オフショア開発メンバー同時に出席するようにします。

文化によってインド側の効率が良くないとオフショアマネージャーが認めてくれました。

ここで僕はきちんと説明をして、開発メンバーに理解してもらった上で作業が開始されるように決めました。

思えば、最初の機能開発はDailyのミーティングがあったから、少し遅かったのですが、向こうが画面共有して、僕はその場で指摘して、その後向こう直ってくれたので、結局やはり思ったものをお互いに出して話し合うことが一番です。

喧嘩議論の後、また仲良くなりました。

相手のシューズを褒めたり、相手が僕のチームを率いる潜在能力を認めたり、僕は髪の毛が長いから、これからカットしたいと言ったり、お互いにスマホの中に怪しい写真がないかとかを冗談で言ったりして、またすごく仲良くなりました。

自分もチームを良くしたいので、彼らのサポートが必要です。

仲良く、そしてお互いにサポートしながら成長できればいいなぁ〜と思っています。

仕事

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