業務プロセス改善2:最後の結果だけを待つより、期待値をはっきり伝えよう

 

1週間前に、機能担当として現状のチームの作業プロセスを改善しようとしました。

業務プロセス改善1:スケジュール共有、進捗更新してもらう
まずスケジュールを共有して、更新してもらうことで、遅れを共有することで危機感を共有してもらう

 

そして、今週に別の観点で更に思った形でチームを導きました。

やり方は前職の経験であって、今回のプロジェクトにも適応できることを実感しました。

 

僕は以前開発者として富士通の会社で7年ほど勤めました。

ですので、普通の開発作業についてはもちろん問題はありません。手を動かす能力があります。

そして、直近の前職は今とほぼ同じ、ブリッジSEとして働きました。

その時、チームメンバーから絶大な信頼を得て、顧客とも非常に仲良く、順調に3年間を過ごしました。

 

一方、この仕事がうまくできるように二つの注意点、教訓を学びました。

その一つを紹介します。

それは、作業内容の期待値について、自分は曖昧のままで依頼した場合、良い結果が得られないことです。

極普通のことですが、うまくコントロールできなければ、結果として苦労することが多いようです。

 

チームリーダーの場合、細かい仕事を開発メンバーに依頼するのがほとんどです。

しかしだからと言って、自分は分からないまま丸投げできるとは大間違いです。

僕は観察した周りの失敗の例、大体のパターンはリーダーがきちんとした各タスクへの期待値を自分が描けないまま、作業を他人に依頼し、その結果だけを待つケースです。

 

自分が分からなければ、はっきりした期待値が見えません。

そして、その後のメンバーからの成果物に対しても良しか悪しかは判断できません。

この時点ですでに品質の保証ができなくなります。

そして最後に、顧客の質問にも回答できなくなります。

その結果、いつも対顧客と対チームの2方面確認作業で時間ロスが発生し、納期の遅れによって、責任の押し合いが発生し、対顧客も対チームも信頼関係が薄くなってしまいます。

 

僕の場合、それが発生しないように、最初から、作業が進むにつれ、常に各ステークホルダーに確認しながら、期待値を修正していきます。

最初ははっきりした期待値が分からなくても、常に、ここに「常に」がポイントです。常に学習しながら、確認しながら、期待値を修正していきます。

そして同時に、常に自分が修正した期待値をチーム内に周知して適応してもらうように注意します。

これでチーム一丸となって、お互いのズレがなくなりまり、信頼関係も同時に強化されます。

 

具体的に、常に会話して、疑問点を解消した上で新しい依頼をします。

 

そして期待値をドキュメント化して、適応してもらいます。

「このようにしてください〜〜〜」と、最初の型を自ら決めて、示してから、従ってもらいます。

単に「お願い〜〜、どうぞ〜〜〜」と言っても、結果はどうなるかは人によってバラバラだからです。

 

これで決めたフォーマットで成果物を出していただけるから、バラバラな品質の成果物が出なくなります。

完全に自分が予想した型の成果物になりますので、顧客の質問に回答できるし、開発者に責任の押し付けもなくなります。

今のところ、このやり方でチーム内部では一丸になれます。

 

次回、スケジュール進捗管理の注意点と信頼関係についてお話しします。

 

仕事

 

 

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